PDF-Barrierefreiheit: Dokumente für alle zugänglich machen

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PDFs sind eines der am häufigsten übersehenen Themen in der digitalen Barrierefreiheit. Dabei sind sie überall: Formulare, Broschüren, Berichte, Verträge. Und die meisten sind für Screenreader-Nutzende schwer bis gar nicht lesbar – nicht weil PDFs grundsätzlich problematisch wären, sondern weil sie meist ohne Blick auf Barrierefreiheit erstellt werden.

Die gute Nachricht: Wer PDFs aus Word oder InDesign erstellt, kann mit relativ wenig Aufwand barrierefrei exportieren. Und wer bestehende PDFs prüfen will, bekommt mit dem freien Tool PAC 2024 ein gutes Werkzeug.

Was ist ein "getaggtes" PDF?

Ein barrierefreies PDF ist ein getaggtes PDF. Tags sind unsichtbare Strukturinformationen, die beschreiben, was jedes Element ist: Überschrift, Absatz, Liste, Bild, Tabelle, Formularfeld. Ohne Tags ist ein PDF für Screenreader nur eine Sammlung unstrukturierter Zeichen – oder gar nichts, wenn es ein Scan ohne Texterkennung ist.

Tags ermöglichen außerdem die korrekte Lesereihenfolge. Was für Sehende visuell klar geordnet ist – zwei Spalten, eine Seitenleiste – kann ohne Tags in völlig falscher Reihenfolge vorgelesen werden.

Aus Word barrierefrei exportieren

Word selbst ist gut darin, strukturierte Dokumente zu erzeugen – wenn man die richtigen Features nutzt. Die wichtigsten Voraussetzungen für einen barrierefreien PDF-Export aus Word:

Formatvorlagen statt manuellem Formatieren: Überschriften als "Überschrift 1", "Überschrift 2" etc. formatieren, nicht durch vergrößerte fette Schrift. Nur so entstehen Tags im PDF.

Alt-Texte für alle Bilder: Rechtsklick auf das Bild → "Alt-Text bearbeiten". Dekorative Bilder als "dekorativ" markieren.

Tabellen mit Kopfzeile: Beim Erstellen der Tabelle unter "Tabelleneigenschaften" die Option "Erste Zeile als Kopfzeile" aktivieren.

Export: "PDF/A" wählen: Beim Export über Datei → Speichern unter → PDF die Schaltfläche "Optionen" öffnen und "ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)" aktivieren. PDF/A ist das Langzeit-Archivierungsformat und erzwingt Tags.

Aus InDesign barrierefrei exportieren

InDesign bietet feine Kontrolle über Barrierefreiheit, erfordert aber mehr manuelle Arbeit als Word.

Absatzformate und Rollen: Absatzformaten können im Fenster "Artikel" und über "PDF-Tags" Rollen zugewiesen werden. Überschriften-Formate müssen als H1, H2 etc. gekennzeichnet sein.

Lesereihenfolge im Artikel-Fenster: Das Artikel-Fenster (Fenster → Artikel) zeigt die Reihenfolge, in der Inhalte exportiert werden. Hier muss die logische Lesereihenfolge eingestellt werden – nicht die visuelle.

Alt-Texte: Über Objekt → Objektexportoptionen → Alt-Text für jedes Bild hinterlegen.

Export: Tags und Hyperlinks einschließen: Im PDF-Export-Dialog die Optionen "Tags erstellen" und "Hyperlinks einschließen" aktivieren.

Nachbearbeitung in Adobe Acrobat

Wenn die Quelldatei nicht mehr verfügbar ist oder der Export nicht alle Probleme löst, kann Adobe Acrobat für Nachbearbeitungen genutzt werden. Wichtige Funktionen:

Barrierefreiheits-Check: Extras → Barrierefreiheit → Vollständige Prüfung. Zeigt Probleme mit Erklärungen und Behebungsvorschlägen.

Tags-Bereich: Ansicht → Ein-/Ausgabehilfe → Tags-Bereich. Hier können Tag-Strukturen manuell angepasst werden.

Lesereihenfolge: Extras → Barrierefreiheit → Lesereihenfolge. Ermöglicht, Lesereihenfolge per Drag-and-Drop anzupassen.

Begriffe

Tagged PDF

Ein PDF mit strukturellen Tags, die Screenreadern und anderen Hilfsmitteln mitteilen, was jedes Element bedeutet.

PDF/A

ISO-Standard für langzeitarchivierbare PDFs. Verlangt u.a. eingebettete Tags und Schriften. Häufig gut für Barrierefreiheit.

PDF/UA

ISO-Standard speziell für barrierefreie PDFs (Universal Accessibility). Strengere Anforderungen als PDF/A, explizit auf Barrierefreiheit ausgerichtet.

OCR

Optical Character Recognition – automatische Texterkennung aus Bildern. Notwendig für gescannte Dokumente, bevor Barrierefreiheit möglich ist.

PAC 2024

PDF Accessibility Checker – kostenloses Tool zur automatisierten Prüfung von PDFs auf PDF/UA-Konformität.

Über die Autorin / den Autor

Benjamin Christi

Benjamin ist Webentwickler mit dem Anspruch, das Handwerk ernst zu nehmen – sauberer Code, durchdachte Lösungen, langfristige Begleitung statt schneller Abschlüsse. Ein besonderes Herzensthema ist barrierefreie Entwicklung: Als Accessibility-Spezialist setzt er sich dafür ein, dass das Web für alle Menschen zugänglich ist - nicht als Pflichtübung, sondern als Haltung.